Focus sur la gestion des factures fournisseurs en dropshipping

Publié le:
November 19, 2021
- Auteur:
Elysa
- Temps de lecture : 4min
Focus sur la gestion des factures fournisseurs en dropshipping

Comme tout marché, le dropshipping nécessite une gestion des factures. Pour éviter les types de problèmes liés à la comptabilité, il faut penser à optimiser la gestion des factures fournisseurs, tout autant que les factures clients. C’est également un moyen pour avoir un œil sur la rentabilité du marché ainsi que les pertes.

L’efficacité de la numérisation des factures fournisseurs en dropshipping

Numériser les factures ne veut pas dire les enregistrer au format PDF et l'envoyer par e-mail. Il s’agit de numériser toutes les transactions pour pouvoir avoir des traces, sans avoir recours à l’impression sur papier. Les avantages seront d’autant plus pratiques au niveau de la finance, mais aussi au niveau des moyens. Votre fournisseur en dropshipping pourra alors se défaire de l’impression qui peut engendrer une altération des documents, mais également des frais d’envoi et de la mise sous pli. 

Le risque d’égarement du courrier peut également être écarté. C’est également un gain de temps, puisque vous n’aurez pas à attendre l’arrivée de la facture qui pourrait être longue, et vous n’aurez pas à récupérer votre facture auprès des services concernés. En plus, éditer à la main la facture fournisseur en dropshipping pourrait engendrer des erreurs ou des doublons, sans évoquer l’archivage des documents en papier qui nécessite de la place, puisque les factures doivent être archivées. 

Bref, le traitement manuel des factures est un long processus qui peut coûter plus que la numérisation des données et nécessite des ressources qui pourraient alourdir votre business et empiéter sur la productivité. Numériser les factures permettra également de réduire les retards de paiement vis-à-vis de votre fournisseur en dropshipping et d’éviter les messages de relance de votre fournisseur en dropshipping sur la facture, ce qui permettra encore plus de faire durer le partenariat.

Comment gérer les factures fournisseurs en dropshipping ?

De nos jours, la plupart des marchands en dropshipping passent par la numérisation pour gérer les finances et ses factures. Il existe de nombreux outils qui permettent de centraliser les factures afin de gagner du temps, de faire des économies et de sécuriser la compatibilité. Les factures fournisseurs en dropshipping pourront alors être collectées et traitées en seulement quelques clics grâce à la numérisation. 

  • Type de gestion de la facturation

La gestion de la facturation en dropshipping va dépendre du nombre et de la fréquence des commandes effectuées ainsi que le nombre de fournisseurs référencés et sollicités. À vous de choisir quel type de gestion vous pourriez adapter pour votre marché.

  • La gestion d’accès

En effet, pour limiter les fraudes, il faut savoir sécuriser votre système de facturation quand vous assignez les tâches à différentes personnes de confiance. Il faut alors paramétrer l’accès des personnes concernées pour éviter que des personnes malveillantes puissent y accéder et intervenir pour nuire à votre marché.

  • La programmation des paiements

Il est important de définir le type de paiement dès les négociations avec vos fournisseurs pour ne pas engendrer des retards de paiements et rendre les fournisseurs mécontents. Les outils de facturation permettent en effet de programmer des virements selon la facture de chaque fournisseur afin de respecter les échéances de paiement. Vous avez dans ce cas, plusieurs choix de paiement selon le contrat prévu. Vous pouvez décider de payer immédiatement à la réception du produit, ou de payer un acompte. Vous pouvez également choisir de payer en masse. Le mieux c’est de prévoir le type de paiement à l’avance pour ne pas faire attendre vos fournisseurs et pour faire durer le partenariat.

  • Des options supplémentaires

Vous pouvez ajouter des options supplémentaires à votre méthode de gestion de factures fournisseurs. Par exemple, les factures en B2B bénéficient de la présence des assurances pour se protéger des impayés. L’affacturage est également une solution de financement à court terme qui peut prendre en charge le recouvrement des créances de vos clients. Il ne faut pas également oublier les TVA qui s’imposent et les frais de douanes pour les produits venant de l’extérieur.

Des exemples de gestion de factures fournisseurs en dropshipping 

Généralement, la gestion des factures fournisseurs en dropshipping se fera selon le contrat signé avec les fournisseurs. Voici quelques exemples qui pourraient bien être appliqués :

  • Facturation par commande

Dans la plupart des cas, les marchands en dropshipping optent pour cette méthode pour ne pas retarder le paiement auprès des fournisseurs. Chaque fois que le client passe une commande auprès de votre site, une facture sera attribuée à celle-ci. De l’autre côté, vous allez également passer la commande à votre fournisseur pour que celui-ci fournisse le produit à votre client, une autre facture vous sera alors envoyée. Effectivement, une différence de prix sera constatée, d’ailleurs, c’est le but du dropshipping. Donc, à chaque commande livrée, une facture vous sera remise. 

  • Facturation regroupée par fournisseur

Pour limiter les échanges trop fréquents sur la facturation, vous pouvez également choisir de regrouper tous les produits commandés auprès d’un même fournisseur dans une période déterminée pour ensuite les mettre dans une seule et même facture. Le paiement pourra se faire par mois, par semaine ou par an, selon la fréquence des ventes. Cette méthode est plus préconisée si le nombre de commandes est plus élevé. Cela évite également mes messages de relance

  • Facturation hybride 

Il est également possible d’opter pour de nombreux fournisseurs en dropshipping et d’avoir une seule facture du fournisseur, dans le but d’alléger la gestion du paiement. 

Conclusion

De nos jours, la gestion des factures fournisseurs en dropshipping se déroule plus facilement avec l’utilisation des plateformes dédiées à la facturation. Cette technologie supprime les lourdeurs de saisie, et permet de gagner du temps et d'argent. Les différentes plateformes comme Minea vous proposent les différents produits tendance qui pourront alléger votre facturation.

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